Elke maand hetzelfde ritueel: de salarisadministratie levert een journaalpost aan, iemand opent Excel, en boekt de regels met de hand in de boekhouding. Een half uur werk als het goed gaat, een middag als er een kostenplaats is bijgekomen die nog niet bestaat.
Als je Nmbrs gebruikt voor de loonadministratie en Odoo voor de boekhouding, kan dat automatisch.
Wat de koppeling doet
De koppeling haalt de loonjournaalposten uit Nmbrs op en boekt ze in Odoo. Belangrijker dan het ophalen zelf is wat er onderweg gebeurt:
- Grootboekmapping — de rekeningen die Nmbrs gebruikt worden vertaald naar jouw rekeningschema in Odoo. Eén keer instellen, daarna klopt het elke maand.
- Kostenplaatsen — de kostenplaats uit de loonadministratie komt mee, zodat personeelskosten per afdeling of vestiging zichtbaar blijven.
- Kostendragers — idem voor de dimensie waarop je kosten wilt toerekenen.
- Analytische verdelingen — zodat loonkosten in Odoo op de analytische rekeningen landen waar je ook je projecten en afdelingen op boekt.
Dat laatste is voor projectorganisaties het punt waar het om draait. Loonkosten die niet analytisch verdeeld zijn, zijn loonkosten die je nooit tegen een project kunt afzetten. Je marge per project is dan een schatting.
Wat het praktisch betekent
In plaats van een maandelijkse handmatige boeking krijg je een journaalpost die klaarstaat om te controleren en goed te keuren. Je bekijkt hem, je ziet of de totalen overeenkomen met wat Nmbrs zegt, en je boekt hem definitief. Van een half uur overtikken naar vijf minuten controleren.
Waar je op moet letten
- Doe de mapping één keer goed. Dit is geen "even aanzetten"-klus. De eerste maand kost tijd: elke rekening, kostenplaats en kostendrager moet een tegenhanger krijgen. Daarna is het onderhoud.
- Nieuwe kostenplaatsen. Komt er een vestiging of afdeling bij, dan moet die aan beide kanten bestaan. Spreek af wie dat signaleert.
- Controleren blijft nodig. Een automatische boeking is niet hetzelfde als een gecontroleerde boeking. Laat iemand de totalen blijven vergelijken met de loonstaat.
- Privacy. Een journaalpost bevat geen individuele salarissen als je hem op totaalniveau boekt — en dat wil je meestal ook zo houden. Kijk kritisch naar wie in Odoo bij deze boekingen kan.
Wat het kost
Op het moment van schrijven €19,99 per maand in de Connecta-marketplace. Voor een handeling die je elke maand doet, is dat doorgaans binnen één maand terugverdiend.
Bekijk de Nmbrs-koppeling of lees hoe wij Odoo inrichten voor de Nederlandse praktijk.