Niet elk bedrijf dat Odoo gebruikt, wil ook in Odoo boekhouden. Soms zit de accountant vast op Exact Online, soms is de administratie net overgezet en wil niemand daar weer aan. Dat hoeft geen probleem te zijn: je kunt Odoo gebruiken voor verkoop, voorraad en projecten, en de financiële kant in Exact Online laten.
Voorwaarde is wel dat de twee niet uit elkaar gaan lopen. Daar is deze koppeling voor.
Wat er van Odoo naar Exact gaat
- Contacten — klanten en leveranciers die je in Odoo aanmaakt, verschijnen in Exact met hetzelfde nummer, zodat je ze in beide systemen kunt terugvinden.
- Artikelen — zodat een factuurregel in Exact niet als losse tekstregel binnenkomt maar aan een artikel hangt.
- Facturen, inclusief pdf — de verkoopfactuur die je klant heeft gekregen, is precies de factuur die in Exact als bijlage terug te vinden is. Voor je accountant scheelt dat een zoektocht.
- Betalingen — zodat openstaande posten aan beide kanten hetzelfde zeggen.
Wat er terugkomt uit Exact
Andersom stromen wijzigingen op contacten en artikelen terug naar Odoo. Dat klinkt klein, maar het voorkomt de klassieker: de boekhouder past een adres of btw-nummer aan in Exact, en drie weken later stuurt Odoo nog steeds facturen naar het oude adres.
Hoe je dit inricht
De belangrijkste beslissing neem je vóór de techniek: welk systeem is leidend voor welk gegeven? Onze standaardindeling is dat Odoo leidend is voor alles wat met verkopen te maken heeft, en Exact voor de financiële stamgegevens. Zodra dat vaststaat, is de rest mapping-werk: grootboekrekeningen, btw-codes, dagboeken en betaalcondities aan elkaar knopen.
Reken erop dat je btw-codes handmatig moet nalopen. Odoo en Exact denken allebei in btw-codes, maar niet in dezelfde. Verkoop je binnen de EU met verlegde btw, of buiten de EU, dan is dat de plek waar het misgaat als je er niet even goed voor gaat zitten.
Waar je op moet letten
- Nummering. Laat één systeem factuurnummers uitgeven. Twee reeksen die elkaar overlappen is een probleem dat je niet meer netjes oplost.
- Timing rond de maandafsluiting. Spreek af tot welk moment facturen nog naar de lopende periode gaan.
- Wat je níet koppelt. Memoriaalboekingen, afschrijvingen en loonjournaalposten horen thuis in Exact en hoeven niet door Odoo heen.
Is dit een tussenoplossing?
Vaak wel, en dat is prima. Wij zien deze koppeling regelmatig als brug: het bedrijf gaat eerst met Odoo werken voor de operatie, en verhuist de boekhouding een jaar later alsnog, als het vertrouwen er is. Maar we zien hem net zo goed als eindsituatie, bijvoorbeeld bij bedrijven waar de accountant het financiële pakket voorschrijft.
Wat wij niet doen, is doen alsof de koppeling gratis is qua onderhoud. Twee financiële systemen naast elkaar betekent twee keer nadenken bij elke wijziging in je rekeningschema.
Wat het kost
De koppeling staat op het moment van schrijven voor €35 per maand in de marketplace. Bekijk de Exact Online-koppeling voor de actuele specificaties, of lees hoe wij Odoo implementeren.