Het is misschien wel de meest gehoorde verzuchting op Odoo-fora en in magazijnen: "het systeem zegt twaalf stuks, maar het schap is leeg." Zodra het vertrouwen in de voorraadcijfers weg is, gaat iedereen weer fysiek kijken voordat er iets wordt toegezegd, en dan kun je het systeem net zo goed uitzetten. Het goede nieuws: een kloppende voorraad is geen kwestie van geluk, maar van een paar afspraken en de juiste inrichting in Odoo.
Waarom je voorraad nooit klopt
Voorraadverschillen ontstaan zelden door één grote fout. Het zijn kleine lekken die zich opstapelen:
- Niet gescand of niet geboekt. Even snel iets meegeven aan een klant of monteur, "boek ik straks wel". Straks komt nooit.
- Retouren die blijven zweven. Het product staat fysiek weer in het magazijn, maar de retourbon is nooit verwerkt.
- Verkeerde locaties. Het artikel ligt er wel, maar op een andere plek dan het systeem denkt. Voor de teller is dat hetzelfde als kwijt.
- Geen tellingen. Wie alleen op 31 december telt, ontdekt verschillen pas als niemand meer weet waar ze vandaan komen.
Barcodes: boek op het moment zelf
De belangrijkste oorzaak van verschillen is het gat tussen de fysieke handeling en de boeking. De Odoo Barcode-app dicht dat gat: ontvangen, verplaatsen en leveren scan je op het moment zelf met een scanner of gewoon een telefoon. Activeer de app via Voorraad > Configuratie > Instellingen > Barcodescanner en print barcodes op je locaties en producten. De regel wordt dan simpel: wat niet gescand is, heeft niet plaatsgevonden.
Cyclustellingen in plaats van de jaarlijkse marathon
Eén grote jaarlijkse telling is vooral een goede manier om er een lang weekend voor uit te trekken. Effectiever zijn cyclustellingen: elke week een klein stukje van het magazijn, het hele jaar door. In Odoo stel je per locatie een telfrequentie in en start je een telling via Voorraad > Bewerkingen > Fysieke voorraad. Tel je snellopers vaker dan de trage planken; daar zitten de meeste bewegingen en dus de meeste fouten. Hoe zo'n telling praktisch werkt, lees je in ons artikel over fysieke voorraadtellingen.
Locaties en afboekregels: maak verschillen zichtbaar
Richt je magazijn in Odoo in met echte locaties (stelling, plank, vak) in plaats van één grote bak "Voorraad". Dan weet het systeem niet alleen hoevéél er ligt, maar ook wáár, en zie je meteen op welke plek een verschil ontstaat. Spreek daarnaast afboekregels af: breuk, monsters en interne verbruiken boek je direct af naar een aparte schrootlocatie, met een reden erbij. Zo verdwijnt er niets "gewoon", en zie je aan het eind van de maand precies waar je voorraad heen lekt. Combineer dat met aanvulregels, zodat Odoo automatisch inkoopvoorstellen doet zodra de voorraad onder het minimum zakt; dat werkt uiteraard alleen als die voorraad klopt.
Praktische tip
Begin niet met alles tegelijk. Kies de twintig producten waar je het vaakst misgrijpt, tel die deze week, en tel ze de komende maand elke week opnieuw. Blijven ze kloppen, dan werkt je proces en breid je uit. Lopen ze weer scheef, dan zie je binnen een week wélke handeling niet geboekt wordt, en dat is precies de informatie die je bij een jaarlijkse telling nooit krijgt.
Voorraad structureel op orde krijgen in Odoo? Neem contact op met DAADit Group, dan kijken we samen waar jouw aantallen weglekken.