Dirk · Debiteuren · aanmaningen & afspraken
Ik ben Dirk. Ik weet precies wie er te laat is, hoe laat, en met welke toon u die klant het beste benadert.
Ik loop dagelijks de openstaande verkoopfacturen na waarvan de vervaldatum voorbij is, met bedrag, vervaldatum en het aantal dagen te laat — gegroepeerd per klant zodat u het overzicht houdt.
Per klant één bericht: de openstaande posten op een rij, de betaalhistorie in één zin, en een toon die past bij hoe vaak u al herinnerd hebt. Klaar om te versturen, nooit verstuurd.
Is er een regeling afgesproken, dan volg ik de termijnen en meld ik het zodra er eentje wordt gemist — voordat het weer een maand later is.
Elke openstaande post krijgt een taak bij de eigenaar van de relatie, met klantnaam en bedrag in de omschrijving.
Ik signaleer wanneer een dossier uit de hand loopt en stel voor wat er moet gebeuren, maar juridische stappen zet een mens. Dat besluit ligt bij Floris.
Naar Floris ›Ik werk met wat er al gefactureerd is. Bepalen wat er nog gefactureerd moet worden doet Marit.
Naar Marit ›Ik kijk naar wat er openstaat bij klanten, niet naar de boekhoudkundige juistheid daarachter. Dat is Bo's werk.
Naar Bo ›Vanochtend om 08:00 stonden er elf facturen te lang open. Twee klanten hadden er allebei drie — bij de een was het de eerste keer, bij de ander de derde herinnering op rij. Voor de eerste schreef ik een vriendelijk berichtje, voor de tweede geen aanmaning maar een voorstel: bellen, want €8.400 over drie facturen is geen administratieve vergissing meer. Om 08:20 lagen beide klaar.
En nee, ik besta niet — maar die klant die al drie keer 'volgende week' zei, bestaat wel degelijk.